Jak najlepiej zorganizować obieg dokumentów w firmach, do czego mogą przydać się systemy workflow.

W większych przedsiębiorstwach które robią spore ilości zakupów każdego dnia może się pojawiać pewna ilość dokumentów. Dostarczane są one w różny sposób, niekiedy może to być wraz z towarem, czasami równolegle mailem albo pocztą, a niekiedy może to być nawet kilka tygodni po wykonaniu zakupu. Niekiedy pojawia się ich większa ilość w pewnych okresach, przeważnie to będzie końcu miesiąca, gdy spora ilość firm będzie dopełniać formalności z miesiąca wcześniejszego.

Ręczne przetwarzanie tak dużej liczby dokumentów nie tylko wymagać będzie sporych zasobów ludzkich, ale dodatkowo powodować może rozmaite opóźnienia i błędy. A z kolei to będzie się przekładało na kolejne procesy, w tym na ściąganie zobowiązań od kontrahentów. Z tego też powodu firmy w wielu przypadkach decydują się na wdrożenie specjalnego oprogramowania, które pomaga im w odpowiednim zarządzaniu fakturami zakupowymi i innymi dokumentami, które będą się pojawiały w firmie. Dzięki jego wykorzystaniu procesy kontroli i ewidencji dokumentów wykonywane są znacznie sprawniej, a poza tym wymagają dużo mniejszych pracowniczych zasobów. Oprogramowanie które będzie wspierać workflow faktur w zależności od firmy może posiadać rozmaite funkcje, lecz pewne elementy są obecne praktycznie wszędzie - . Podstawową sprawą będzie możliwość skanowania dokumentów żeby je można było przechowywać w elektronicznej postaci. Coraz więcej dokumentów dostarczanych jest pod taką postacią, lecz te w wersji papierowej przerobić trzeba na cyfrową w celu możliwości dalszego zarządzania nimi.

Niezwykle przydatny tu też jest mechanizm odczytywania tekstów ORC, przez co treść poszczególnych dokumentów widoczna od razu będzie bez konieczności niewdzięcznego ich przepisywania przez pracowników. Przeważnie takie systemy posiadają również możliwość integracji z używanymi w firmach programami ERP. Dzięki temu faktury jakie się zarejestruje w systemie workflow dostępne będą także w innych działach, przykładowo księgowości czy w przyjęciach. W skali firmy zyski z tego, że dokumenty wprowadzane są od razu daje ogromnie dużo korzyści - .